Office Manager*in Faire Arbeitsmigration (m/w/d)
Als staatlich anerkannter, katholischer Personaldienst vermittelt AGIAMONDO weltweit qualifiziertes Fachpersonal in Projekte der kirchlichen Entwicklungszusammenarbeit. AGIAMONDO kooperiert dazu mit anderen kirchlichen und nichtstaatlichen Akteuren der Entwicklungs- und Friedensarbeit sowie der Not- und Wiederaufbauhilfe.
Das Geschäftsfeld „Faire Arbeitsmigration“ begleitet Menschen aus dem globalen Süden und Pflegeeinrichtungen in Deutschland auf einem gemeinsamen Weg – hin zu fairen Arbeitsbedingungen, nachhaltiger Integration und einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit.
Seit Oktober 2024 wurde das Arbeitsfeld strukturell, konzeptionell und organisatorisch aufgebaut. Nun steht die Umsetzung des ersten Pilotprojekts bevor: die Vermittlung von ca. 10–15 qualifizierten Pflegefachkräften aus Kenia an Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen im Raum Köln-Bonn. Parallel dazu wird bereits die Skalierung des Ansatzes sowie die Begleitung einer weiteren Gruppe internationaler Pflegefachkräfte vorbereitet.
Ihr neues Aufgabenfeld
Als Office Manager*in unterstützen Sie dieses Pilotprojekt von Anfang an. Sie sorgen für reibungslose Abläufe, behalten Dokumente, Fristen und Prozesse im Blick und begleiten internationale Pflegefachkräfte während ihres gesamten Vermittlungs- und Integrationsprozesses. Sie arbeiten eng mit der Abteilungsleitung und den beiden Referent*innen für Faire Arbeitsmigration zusammen.
Im Einzelnen übernehmen Sie die folgenden Aufgaben:
- Sie koordinieren das Bewerbungsmanagement internationaler Pflegefachkräfte und begleiten alle Schritte vom Erstkontakt bis zur Auswahl.
- Sie pflegen und strukturieren alle relevanten Dokumente wie Verträge, Anträge, Anerkennungsunterlagen und behördliche Nachweise und stellen vollständige, nachvollziehbare Prozessabläufe sicher.
- Sie halten den regelmäßigen Kontakt zu Bewerbenden, Partnerorganisationen im In- und Ausland sowie den beteiligten Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen im Raum Köln-Bonn und unterstützen eine verlässliche Kommunikation.
- Sie begleiten internationale Pflegefachkräfte organisatorisch beim Übergang nach Deutschland, bei der Vorbereitung der Integration und bei administrativen Fragen rund um Arbeitsbeginn und Orientierung.
- Sie unterstützen das Team bei der Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung zentraler Prozessschritte, Abstimmungen und Besprechungen und übernehmen administrative Aufgaben im Projektverlauf.
- Sie tragen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung des Pilotprojekts bei, indem Sie Daten pflegen, Rückmeldungen systematisch aufbereiten und Prozesse strukturiert dokumentieren.
Ihr Profil
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie haben Erfahrung im Bewerbungs‑, Dokumenten‑ oder Prozessmanagement und arbeiten strukturiert und zuverlässig.
- Sie besitzen idealerweise Kenntnisse aus der internationalen Fachkraftvermittlung oder dem Pflegesektor.
- Sie zeichnen sich durch Organisationstalent, Serviceorientierung und eine sorgfältige, verlässliche Arbeitsweise aus.
- Sie gehen sicher mit MS Office sowie gängigen digitalen Tools um und arbeiten routiniert in digitalen Verwaltungsprozessen.
- Sie sprechen sehr gut Deutsch und gut Englisch; weitere Sprachen wie Französisch, Spanisch, Kiswahili oder Arabisch sind von Vorteil.
- Sie identifizieren sich mit den Zielen und Werten von AGIAMONDO als kirchlichem Personaldienst.
Unser Angebot·
- Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem innovativen und wachsenden Geschäftsfeld mit hoher gesellschaftlicher Relevanz.
- Eine Vergütung nach TVöD Bund, Entgeltgruppe 9, einschließlich Zusatzversorgung über die VBL.
- Deutschlandticket als Jobticket und die Möglichkeit zum Leasing eines Dienstfahrrads (JobRad).
- Zusätzliche freiwillige Arbeitgeberleistungen zur Förderung der körperlichen und seelischen Gesundheit.
- Flexible Arbeitsmöglichkeiten, einschließlich der Option auf mobiles Arbeiten im Teamwechsel.
- Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit viel Gestaltungsspielraum und kollegialer Zusammenarbeit.
- Vielfältige Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung und persönlichen Entwicklung.
- Einen zunächst auf 12 Monate befristeten Arbeitsvertrag mit einem Stellenumfang von 75%.
Der Arbeitsplatz befindet sich in der Geschäftsstelle von AGIAMONDO in Köln-Deutz.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Wenn Sie sich angesprochen fühlen, freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung und Ihr Interesse, AGIAMONDO aktiv mitzugestalten.
Für inhaltliche Fragen zur Stelle wenden Sie sich bitte an:
Dr. Anne-Kathrin Horstmann
Telefon: +49 221 8896 112
E-Mail: anne-kathrin.horstmann@agiamondo.org
Weitere Informationen zur AGIAMONDO unter www.agiamondo.de
Your contact person
Ms Jacqueline Kallmeyer
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AGIAMONDO e.V.
Ripuarenstrasse 8
50679 Köln
